Wednesday, 11 March 2015

Mengurutkan Data dengan Sort di Excel

Sort merupakan salah satu tools yang terdapat pada aplikasi ms.excel yang digunakan untuk mengurutkan data berdasarkan ketentuan yang diberikan.

Pengurutan data dengan menggunakan sort pada umumnya dapat berdasarkan nilai (values), warna sel (cell color), warna font (fornt color), dan ikon pada sel (cell icon).

Sedangkan cara pengurutan datanya (order) bisa berdasarkan dari nilai terbesar ke kecil, nilai terkecil ke besar, warna dari atas ke bawah maupun bawah ke atas.

Manfaat Sort Data Di Excel


Manfaat penggunaan tools sort ini adalah mendapatkan susunan nilai berdasarkan order untuk menyorot suatu data.

Pada suatu contoh misalnya kita akan mengurutkan data dari nilai terkecil terhadap nama siswa, maka data akan disortir dengan nilai yang paling kecil berada paling atas apabila data diurutkan dari kecil ke besar.

Selain untuk mencari nilai siswa, sort data masih bisa digunakan untuk banyak keperluan seperti mengurutkan nilai penjualan masing-masing sales atau mengurutkan omzet bulanan yang didapat sebuah perusahaan dan contoh-contoh lainnya.

Cara Sort Data pada Excel


Dalam mengurutkan data atau mengelompokkan data pada aplikasi ms excel ada beberapa cara yang bisa dilakukan antara lain mengurutkan dari nilai terkecil ke nilai terbesar, mengurutkan dari nilai terbesar ke nilai terkecil, mengurutkan nilai berdasarkan warna pada sel.

1. Mengurutkan Data Dari Terkecil Ke Terbesar


Cara mengurutkan nilai dari yang kecil ke yang besar ini akan menempatkan data dengan nilai paling kecil berada pada baris paling atas, sedangkan data dengan nilai paling besar akan berada pada baris paling bawah (smallest to largest).

Untuk mengurutkan sebuah data seperti ini, sobat harus memilih data yang akan disort dengan cara blok pada data tersebut (misalnya array A2:H26) pada contoh gambar sort data 1)

Jika data sudah di blok, maka pilih data pada menu bar lalu klik Sort pada toolbar, maka akan muncul form sort seperti pada gambar dibawah ini.

Cara Sort Data Di Excel
Sort Data 1

Dari gambar diatas tersebut kita akan melakukan sort data atau mengurutkan data pada kolom H (total), maka opsi yang dilakukan pada form sort adalah :
  • Hilangkan centang pada my data has headers untuk menampilkan nama kolom pada bagian column pilihan sort by.
  • Pada bagian column pilihan sort by dipilih kolom yang akan diurutkan nilainya (contoh disini adalah kolom K / total penjualan).
  • Pada bagian sort on pilihan sort by dipilih values jika data yang akan diurutkan berdasar nilai (contoh disini nilai pada total penjualan).
  • Pada Bagian order pilihan sort by ini adalah cara bagaimana data diurutkan (pada contoh ini smallest to largest karena data akan diurutkan dari kecil ke besar).
  • Jika diperlukan kriteria baru untuk pengurutan data maka bisa menambahkan dengan add level.
  • Apabila kriteria sudah sesuai maka tinggal klik tombol ok maka data akan berubah dan terurut sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

2. Mengurutkan Data Dari Terbesar Ke Terkecil


Cara untuk mengurutkan data dengan nilai terbesar ke nilai terkecil (largest to smallest) ini pada dasarnya sama dengan cara mengurutkan dengan nilai terkecil ke nilai terbesar.

Perbedaannya hanya pada saat memilih pada bagian order pilihan sort by ini diisi atau dipilih largest to smallest.

Apabila sobat suka menggunakan shortcut maka cara untuk mengurutkan datanya adalah :
  • Pertama lakukan blok pada data yang akan diurutkan (A2:H26)
  • Jika sudah dilakukan blok maka shortkey yang digunakan adalah dengan menekan tombol Alt dan tombol D secara bersamaan setelah itu dilepas kemudian tekan tombol S (Alt+D, S) maka form sort akan dimunculkan.
  • Apabila pada pilihan my data has headers berisi dengan tombol centang, maka untuk menghilangkannya bisa menggunakan tombol Alt dan tombol H secara bersamaan (Alt+H).
  • Untuk memindahkan dari satu posisi ke posisi lainnya bisa menggunakan tombol tab.
  • Untuk mengubah pilihan pada sort by bisa menggunakan tombol tanda panah ke bawah jika pada saat pilihan aktif (ditandai dengan sorot warna biru).
  • Jika sudah selesai maka pindahkan sorotan yang aktif menggunakan tombol tab ke tombol OK lalu tekan tombol enter.
Jika berhasil maka tampilan data yang diurutkan menggunakan sort dari nilai yang terbesar ke nilai yang terkecil akan tampak seperti pada tampilan gambar sort data 2 di bawah ini.

Cara Menggunakan Sort Data di Excel
Sort Data 2

3. Mengurutkan Data Berdasarkan Warna Sel


Mengurutkan data berdasarkan warna adalah mengurutkan data berdasarkan kesamaan warna pada sel / rentang sel yang dipilih.

Cara untuk mengurutkan data dengan warna hampir sama dengan cara mengurutkan data menggunakan nilai (value). 

Perbedaannya adalah pada pilihan Sort By pada bagian Sort On dan bagian Order
  • Pada bagian sort on pilihan sort by dipilih Cell Color jika data yang akan diurutkan berdasar warna sel.
  • Pada Bagian order pilihan sort by adalah No Cell Color untuk sel dengan warna default atau warna sesuai dengan warna sel yang ada bisa pada bagian atas (On Top) atau pada bagian bawah (On Bottom).
  • Apabila kriteria sudah sesuai maka tinggal klik tombol ok maka data akan berubah dan terurut sesuai dengan kriteria yang diinginkan seperti pada tampilan gambar sort data 3 dibawah ini.
Sort Data di excel
Sort Data 3

Kesimpulan


Cara mengurutkan data / sort data pada excel merupakan cara mengelompokkan data berdasarkan kriteria yang diinginkan.

Baca juga cara mengelompokkan data menggunakan tabel di cara membuat pivot table sederhana.
RFExcel
Rumus Fungsi Excel Updated at: 08:28

1 comment: